Política de tratamiento de datos personales
Qué datos recoge Gómez Asociados Salud Ocupacional SAS, para qué los usa, quién puede verlos, cuánto tiempo los conserva y cómo ejercer sus derechos como titular.
Sus datos personales son suyos. Gómez Asociados Salud Ocupacional SAS los trata como responsable, únicamente para prestar y sustentar los servicios de salud ocupacional y para cumplir las obligaciones legales que le corresponden como IPS. Usted puede conocerlos, actualizarlos, rectificarlos, pedir prueba de su autorización, revocarla o solicitar su supresión, escribiendo a calidad@gomezasociadosltda.com.
Esta política desarrolla el protocolo interno DDC-PR-13, «Protocolo manejo de información y copia de seguridad», versión 2.0, adoptado por la Dirección de Calidad, y se publica en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013. El documento completo puede descargarse al final de esta página.
Quién es el responsable del tratamiento
- Razón social: Gómez Asociados Salud Ocupacional SAS, IPS autorizada para prestar servicios de salud ocupacional.
- NIT: 900388069-8.
- Domicilio: Carrera 47 # 91-39, Barrio La Castellana, Bogotá D.C., Colombia.
- PBX: 601 926 1915 · WhatsApp: 313 809 0616.
- Canal para ejercer sus derechos: calidad@gomezasociadosltda.com, atendido por la Dirección de Atención al Usuario.
- Canal comercial: comercial@gomezasociadosltda.com, para cotizaciones y programación de servicios.
Qué datos se tratan y de quién
La política cubre a todos los titulares cuyos datos reposan en las bases de la IPS.
Usuarios y pacientes
Identificación, contacto, empresa usuaria, ocupación, antecedentes personales, familiares y ocupacionales, hallazgos clínicos, resultados de paraclínicos y concepto de aptitud laboral.
Contactos corporativos
Nombre, cargo, correo y teléfono de quien solicita, programa o recibe los servicios, y los datos necesarios para facturar y sustentar la prestación.
Colaboradores
Datos de selección, vinculación y ejecución del contrato, incluidos los registros de ingreso y salida de la sede.
Prestadores y proveedores
Datos de personas naturales necesarios para la vinculación contractual, el pago y la atención de requerimientos de autoridades.
Datos sensibles y datos biométricos
Son datos sensibles los que afectan la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, entre ellos los datos relativos a la salud y los datos biométricos. En una IPS de salud ocupacional, buena parte de la información es de esta naturaleza.
Usted no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles. Antes de recolectarlos se le informa cuáles lo son y con qué finalidad se usan, y se solicita su consentimiento expreso, tal como lo exige el Artículo 6 de la Ley 1581 de 2012. Sin algunos de esos datos, sin embargo, la evaluación médica no puede realizarse con seguridad.
Los tres registros biométricos que se utilizan
Verificación de identidad
La huella dactilar y el reconocimiento facial se usan para confirmar quién es la persona atendida y evitar suplantaciones y errores en la historia clínica. En los colaboradores, para el control de ingreso y salida, con autorización firmada al vincularse.
Firma y fotografía en la historia clínica
Mediante el cuestionario de antecedentes y el consentimiento informado, el paciente autoriza o no el registro de su firma y su fotografía durante el proceso de atención.
Cámaras de seguridad
Las sedes cuentan con cámaras de seguridad que registran imagen. La presencia de videovigilancia está señalizada a la vista del público dentro de la sede asistencial.
Finalidades del tratamiento
Cada grupo de titulares tiene finalidades propias, informadas al momento de recoger los datos.
| Titular | Para qué se tratan sus datos |
|---|---|
| Usuarios y pacientes | Identificar y validar al trabajador evaluado; abrir y mantener su historia clínica ocupacional; practicar las evaluaciones médicas y paraclínicas; emitir el concepto de aptitud con recomendaciones y restricciones; entregar reportes de salud pública de obligatorio cumplimiento; responder requerimientos de entidades de control; y evaluar la calidad del servicio por los medios de contacto informados. |
| Empresas cliente | Programar y ejecutar los servicios contratados; emitir conceptos, informes y facturación; y sostener la comunicación operativa de cada jornada o atención. |
| Colaboradores | Adelantar el proceso de selección; establecer y ejecutar la relación contractual; ejercer la defensa ante acciones legales o requerimientos judiciales derivados de la vinculación; y atender solicitudes de autoridades competentes. |
| Prestadores y proveedores | Realizar la vinculación contractual, efectuar el reconocimiento económico por el servicio prestado y atender requerimientos de autoridades. |
Los datos no se venden, no se ceden a terceros con fines comerciales ni se usan para publicidad de otras empresas.
La historia clínica ocupacional
Es un documento privado, sometido a reserva, que pertenece al trabajador.
«En ningún caso, los empleadores podrán tener, conservar o anexar copia de la historia clínica ocupacional a la hoja de vida del trabajador.»
- Quién puede verla: solo el personal asistencial. El personal administrativo accede únicamente a lo indispensable para el archivo y el trámite, y al concepto de aptitud laboral, bajo la misma reserva.
- Cómo se protege: los datos de las evaluaciones están cifrados y solo pueden visualizarse en la plataforma SIGSO, con claves personales e intransferibles diferenciadas por perfil.
- No se puede alterar: una vez cerrada la historia no puede modificarse. Solo la dirección científica puede reabrirla, por autorización del paciente o por requerimiento legal, y el sistema registra fecha y usuario de cada cambio.
- Qué recibe la empresa: únicamente el concepto médico ocupacional con las recomendaciones y restricciones aplicables al cargo. Nunca el diagnóstico ni los resultados clínicos.
- Cuánto se conserva: mínimo veinte años, conforme al literal f del Artículo 30 de la Resolución 1843 de 2025.
Si desea una copia de su historia clínica ocupacional, el procedimiento está explicado paso a paso en cómo solicitar la historia clínica ocupacional. Las obligaciones que la norma impone al empleador están en la guía de la Resolución 1843 de 2025.
Sus derechos como titular, y cómo ejercerlos
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos, en especial si son parciales, inexactos, incompletos o se tratan sin autorización.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo en los casos en que la ley no la exige.
- Ser informado del uso que se ha dado a sus datos personales.
- Revocar la autorización o pedir la supresión del dato, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlo.
- Acceder de forma gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
- 1
Escriba
A calidad@gomezasociadosltda.com, o comuníquese al PBX 601 926 1915.
- 2
Identifíquese
La solicitud la presenta el titular o su representante legal. La IPS verifica la identidad del peticionario antes de entregar cualquier información.
- 3
Explique qué necesita
Sus datos de contacto para la respuesta, la descripción de los hechos y los documentos que soporten su solicitud.
- 4
Reciba respuesta
Las consultas se atienden dentro de los diez días hábiles y los reclamos dentro de los quince días hábiles que fija la Ley 1581 de 2012, con las prórrogas que la misma ley permite, informándole el motivo.
- 5
Si no está conforme
Puede acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite ante la IPS.
Cuándo no se requiere su autorización
La ley exceptúa del consentimiento previo la información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, los datos de naturaleza pública, los casos de urgencia médica o sanitaria, y el tratamiento autorizado por la ley con fines históricos, estadísticos o científicos.
Cómo se protege la información
El protocolo DDC-PR-13 se apoya en las buenas prácticas de la norma ISO 27001 y en la normativa colombiana vigente.
Claves personales e intransferibles
Cada usuario responde por lo que se haga con su clave. Está prohibido acceder a la red o a los sistemas con la cuenta de otra persona.
Medios extraíbles restringidos
El uso de memorias USB, discos portátiles y dispositivos similares está prohibido salvo autorización de la dirección de operaciones, con equipos propios y escaneo previo de antivirus.
Copias de seguridad controladas
La copia de seguridad de la base de datos de historias clínicas tiene responsables asignados para su ejecución, almacenamiento y custodia.
Reporte a la autoridad
Si se presentan violaciones a los códigos de seguridad o riesgos en la administración de la información, se informa a la autoridad de protección de datos.
Datos que se recogen en gomezasociadosltda.com
Navegar el sitio no exige identificarse. Estos son los únicos casos en que se recogen datos.
- Formulario de contacto: nombre, empresa, ciudad, correo y teléfono, para responder su solicitud y cotizar los servicios. El envío se procesa con un servicio técnico de formularios (Web3Forms), que entrega el mensaje al correo corporativo.
- WhatsApp y llamadas: al escribir o llamar queda su número y el contenido del mensaje, dentro de la plataforma correspondiente, para atender su solicitud.
- Portales de resultados: el acceso a los resultados de exámenes se hace en plataformas propias con usuario y clave; sus resultados no se publican en el sitio.
- Analítica: se usan cookies de Google Analytics a través de Google Tag Manager para medir de forma agregada cómo se usa el sitio, qué páginas se consultan y desde dónde. No se usan para identificarlo por su nombre.
- Transferencias: los proveedores de analítica, formularios y mensajería pueden procesar datos en servidores fuera de Colombia, bajo sus propias condiciones de seguridad.
Puede bloquear o borrar las cookies desde la configuración de su navegador. Si lo hace, el sitio funciona igual: ninguna de sus funciones depende de ellas.
Documento fuente para descargar
DDC-PR-13 · Protocolo manejo de información y copia de seguridad, versión 2.0. Documento de la Dirección de Calidad que sustenta esta política: definiciones, marco legal, principios rectores, responsables, biometría, manejo de la historia clínica y ciclo de vida de los datos.
Descargar el protocolo en PDFVigencia y cambios
Esta política rige desde el 29 de septiembre de 2026 y se mantiene vigente mientras la IPS trate datos personales. Cualquier cambio sustancial se publicará en esta misma dirección, con su nueva fecha. Las bases de datos se conservan durante los términos legales y contractuales aplicables, y en el caso de la historia clínica ocupacional, por un mínimo de veinte años.
Normas aplicables: Constitución Política, artículos 15 y 20; Ley 1266 de 2008; Ley 1581 de 2012; Decreto 1377 de 2013; Resolución 1995 de 1999; Resolución 1043 de 2006; Resolución 839 de 2017; Resolución 1843 de 2025; y las buenas prácticas de la norma ISO 27001.
Lo que más preguntan sobre sus datos
¿Mi empresa puede pedir mi historia clínica ocupacional?
No. El empleador recibe únicamente el concepto médico con las recomendaciones y restricciones para el cargo. El literal b del Artículo 30 de la Resolución 1843 de 2025 le prohíbe tener, conservar o anexar copia de la historia clínica a su hoja de vida.
¿Cómo pido copia de mis datos o de mi historia clínica?
Escribiendo a calidad@gomezasociadosltda.com con su documento de identidad, o comunicándose al PBX 601 926 1915. La solicitud la presenta usted o su representante legal, y se verifica su identidad antes de entregar la información.
¿Cuánto se demora la respuesta?
Las consultas se atienden dentro de los diez días hábiles y los reclamos dentro de los quince días hábiles que fija la Ley 1581 de 2012. Si se requiere una prórroga, se le informa el motivo y la fecha en que se responderá.
¿Puedo revocar la autorización que di para tratar mis datos?
Sí, y también puede pedir la supresión del dato. La solicitud procede siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar esa información, como ocurre con la historia clínica ocupacional, que debe conservarse por un mínimo de veinte años.
¿Por qué toman mi huella, mi foto o mi firma?
Para confirmar que la persona atendida es quien dice ser y evitar suplantaciones o errores en la historia clínica. Son datos sensibles: se le informa antes, y usted no está obligado a autorizarlos.
¿Las sedes tienen cámaras?
Sí. Las sedes cuentan con cámaras de seguridad que registran imagen, y esa videovigilancia está señalizada a la vista del público dentro de la sede asistencial.
¿Usan mis datos para publicidad o los venden?
No. Los datos no se venden ni se ceden a terceros con fines comerciales. Se usan para prestar el servicio, sustentarlo ante las autoridades y evaluar la calidad de la atención por los medios de contacto que usted informó.
¿Tiene una solicitud sobre sus datos personales?
Escríbanos con su documento de identidad y le indicamos el procedimiento. Toda solicitud se responde dentro de los términos de la Ley 1581 de 2012.
Carrera 47 # 91-39, Barrio La Castellana, Bogotá
PBX 601 926 1915 · WhatsApp +57 313 809 0616 · calidad@gomezasociadosltda.com