¿Cuándo actualizar el profesiograma? Los cambios que obligan a revisarlo
Un profesiograma que no cambia cuando cambia la empresa termina ordenando exámenes que no hacen falta y omitiendo los que sí. Estas son las 13 señales de que el suyo necesita una revisión, y cómo dejarla documentada.
¿Cuándo actualizar el profesiograma? No hay una periodicidad fija. Se revisa cada vez que cambia algo que modifica un cargo o sus riesgos: un cargo nuevo, un proceso distinto, una máquina o una sustancia que entra, un resultado de medición ambiental o de vigilancia epidemiológica. Si su empresa cambió y el documento no, está desactualizado.
El profesiograma relaciona cada cargo con sus funciones, sus condiciones de trabajo, sus riesgos y las evaluaciones médicas que le corresponden. Qué es y cómo se elabora paso a paso está en esa página. Esta se ocupa de lo que viene después: cuándo hay que volver a abrirlo.
El empleador debe entregar a quien practica las evaluaciones el perfil del cargo, la matriz de identificación de peligros y los indicadores epidemiológicos. Si esa información cambió y el profesiograma no, lo que se entrega ya no describe el cargo real.
Texto oficial: Resolución 1843 de 2025, Artículo 16.
Cuándo actualizar el profesiograma: los 13 cambios que obligan a revisarlo
Si en el último año ocurrió cualquiera de estos, el profesiograma de ese cargo debe revisarse.
| Grupo | Cambio | Qué puede cambiar en las evaluaciones |
|---|---|---|
| En los cargos | Creación de un cargo nuevo | Necesita su propio perfil y su batería de evaluaciones |
| Eliminación de un cargo | Deja evaluaciones que ya no aplican a nadie | |
| Cambio de funciones | Nuevas exigencias, nuevos riesgos, otras pruebas | |
| Cambio en las jornadas o turnos | El trabajo nocturno o por turnos cambia la exposición | |
| En los procesos | Cambio de maquinaria o equipos | Otro ruido, otras vibraciones, otras exigencias físicas |
| Incorporación de nuevas sustancias | Puede requerir espirometría o laboratorio que antes no hacían falta | |
| Modificación de procesos | La exposición real deja de coincidir con la documentada | |
| Cambio en las condiciones de trabajo | Espacios, alturas, ambiente o manipulación de cargas distintos | |
| En los datos | Aparición de nuevos factores de riesgo | Evaluaciones que hoy no están contempladas |
| Resultados de mediciones ambientales | Una medición de ruido o de material particulado puede cambiar la periodicidad | |
| Resultados de vigilancia epidemiológica | Un grupo con hallazgos repetidos pide ajustar el seguimiento | |
| Externos | Cambios normativos | Como el paso de la Resolución 2346 de 2007 a la 1843 de 2025 |
| Nuevas necesidades de evaluación médica | Detectadas por el médico al evaluar a los trabajadores |
El cambio normativo es el que más empresas tienen pendiente: un profesiograma construido sobre la Resolución 2346 de 2007 no refleja la norma vigente.
Qué revisar al actualizar el profesiograma de un cargo
No hace falta rehacer todo el documento: se revisa el cargo afectado, bloque por bloque.
- Identificación del cargo: nombre y código, área o proceso, número de trabajadores, jefe inmediato, lugar de trabajo, jornada y tipo de vinculación.
- Descripción del cargo: objetivo, funciones, actividades rutinarias y no rutinarias, herramientas, equipos y maquinaria, responsabilidades y exigencias físicas y mentales.
- Condiciones de trabajo: oficina, planta o campo; espacios confinados, alturas, turnos, trabajo nocturno, maquinaria o exposición ambiental.
- Factores de riesgo: físico, químico, biológico, biomecánico, psicosocial, de seguridad, de la tarea y ambientales, coherentes con la matriz de peligros.
- Exposición: frecuencia, duración, intensidad, número de expuestos, vías de exposición y controles existentes.
Con esos cinco bloques al día, se revisan las evaluaciones médicas que corresponden al cargo y su periodicidad. La parte médica de la actualización debe contar con la participación y validación del médico competente en seguridad y salud en el trabajo: es lo que evita que el profesiograma se convierta en una lista de exámenes copiada de un cargo a otro.
Y si el cambio es de funciones o de exposición para un trabajador que ya está en el cargo, además de actualizar el documento puede corresponder la evaluación por cambio de cargo.
Cómo dejar documentada la actualización
Una actualización que no deja rastro, en una inspección cuenta como si no se hubiera hecho.
- 1
Identificar el cambio
Cuál de los 13 ocurrió y qué cargos afecta.
- 2
Revisar los bloques
Del cargo afectado, con la matriz de peligros actualizada.
- 3
Validación médica
De las evaluaciones y la periodicidad que cambian.
- 4
Fecha y versión
Fecha de aprobación, de última actualización y número de versión, escritos en el documento.
- 5
Divulgar y entregar
A las áreas involucradas y a la IPS que practica las evaluaciones.
Un documento sin fecha de aprobación ni de última actualización es uno de los errores que detecta el Ministerio en una inspección. Los demás están en la sección de errores frecuentes del profesiograma.
Qué es, qué debe contener y cómo se elabora paso a paso, con un ejemplo por cargo.
Profesiograma en SSTDudas sobre la actualización
¿Hay que rehacer todo el profesiograma en cada actualización?
No. Se revisa el cargo afectado por el cambio, bloque por bloque, y se deja constancia de la actualización del profesiograma con su fecha y su versión.
¿Quién valida la parte médica de la actualización?
El médico competente en seguridad y salud en el trabajo. Las evaluaciones y la periodicidad que cambian no deben definirse sin su análisis.
¿Qué debe quedar escrito en cada actualización?
La fecha de aprobación, la fecha de la última actualización y el número de versión. Un documento sin fechas es uno de los errores que se detectan en una inspección.
Si a un trabajador le cambian las funciones, ¿hay que hacerle otro examen?
Puede corresponder la evaluación por cambio de cargo, cuando las nuevas funciones implican otros riesgos o una exposición mayor.
¿El paso de la Resolución 2346 a la 1843 obliga a actualizarlo?
Sí. Un profesiograma construido sobre la Resolución 2346 de 2007 no refleja la norma vigente y debe revisarse.
¿Su profesiograma todavía refleja su operación?
Lo revisamos cargo por cargo y lo articulamos con las evaluaciones médicas, para que cada examen tenga una justificación que resista una inspección.
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